Hoe schaalbaar is de huidige reisaanpak van uw mijnbouworganisatie?

Hoe kunnen mijnbouworganisaties, die nu naar de toekomst kijken, ervoor zorgen dat hun reisprogramma met hen meegroeit? Dat het flexibel blijft om de nieuwe processen die gepaard gaan met fusies en overnames te accommoderen, terwijl het ook de efficiëntie, veiligheid en uitgavenreducties levert die zo belangrijk zijn in de mijnbouwsector?

Onze experts op het gebied van mijnbouw hebben een lijst met vragen opgesteld die je moet stellen wanneer je je huidige reisoplossing onder de loep neemt om te garanderen dat deze schaalbaar blijft terwijl je organisatie groeit:

Veiligheid

Het voldoen aan zorgplichten is een noodzaak voor mijnbouworganisaties van elke omvang, maar de processen die zorgen voor veilig en zeker reizen worden vaak over het hoofd gezien of verwaarloosd tijdens perioden van groei, wat betekent dat het de moeite waard is om te overwegen hoe deze op voorhand kunnen worden verbeterd.

• Hoe vaak verzamelen we feedback over ons zorgplichtprogramma? Voelen onze reizigers zich voldoende ondersteund op elke reis?
• Is er een gepland proces om feedback van reizigers te verzamelen over hun reizen of reisschema’s?
• Implementeren we technologie om onze zorgplichtinspanningen te ondersteunen?
• Hoe volgen we de bemanningen tijdens hun rotaties? Is er een manier om ervoor te zorgen dat ze veilig geland zijn of ingecheckt in hun accommodatie?
• Wat zijn onze procedures voor rapportage vóór en na de reis? Ontvangen we realtime informatie over veiligheidsrisico’s, vooral in landen met een hoog risico?
• Kunnen reizigers 24/7 ondersteuning krijgen van ons TMC als ze op reis zijn?
• Hoe beperken we de risico’s voorafgaand aan de reis om ervoor te zorgen dat de reiziger over de vereiste informatie, medicijnen enz. beschikt?
• Kunnen we historische locaties van reizigers bijhouden om ervoor te zorgen dat epidemische uitbraken worden beheerd?
• Hoe classificeren en beheren we verboden leveranciers, vervoerders en locaties met een hoog risico vóór en na de reis?

Beleid en goedkeuringen

De meeste wereldwijde organisaties hebben veel crewcoördinatoren over de hele wereld en het is dus gemakkelijk om de processen van locatie tot locatie te laten verschillen, vooral in het geval dat twee organisaties fuseren. Het is echter belangrijk dat alle kantoren een uniforme procedure volgen voor het boeken, beheren en rapporteren van reizen om efficiëntie en rapportagemogelijkheden te garanderen.

• Hoe wordt ons reisbeleid gecommuniceerd binnen onze organisatie? Hoe vaak wordt het herzien?
• Hoe is uw reisbeleid gecommuniceerd naar onze TMC? Wordt dit door alle agenten geïmplementeerd, ongeacht waar de boeking wordt gemaakt?
• Is er een consistent goedkeuringsproces geïmplementeerd in onze hele organisatie?
• Hoe gemakkelijk kunnen we toegang krijgen tot gegevens over boekingen buiten de polis?
• Vragen we regelmatig feedback over ons reisbeleid? Wanneer is ons beleid voor het laatst herzien?
• Begrijpen onze werknemers het reisbeleid?
• Hoe verhoudt ons beleid zich tot andere klanten in onze sector?

Gegevens en rapportage

Er is een immense hoeveelheid gegevens betrokken bij bemanningswisselingen en personeelsreizen – die allemaal moeten worden gerapporteerd als ze strategisch moeten worden gebruikt als onderdeel van kosten- en tijdbesparende initiatieven. Doordat je je eigen rapporten kunt maken over alles, van zorgplicht en tracking tot doorlooptijden en vertragingen en zelfs de kosten van maaltijden en grondtransport, heb je meer controle over je tijd en uitgaven.

• Hebben we momenteel volledig zicht op hoe onze organisatie reist?
• Hoe vaak rapporteren we over de reizen van onze organisatie?
• Hebben we een standaard dashboard met belangrijke gegevens over de reizen van onze organisatie?
• Zijn we ons bewust van de huidige trends in de reizen van onze organisatie?
• Is ons rapportageproces handmatig? Kan dit worden geautomatiseerd? Wordt dit geleverd door onze TMC?
• Worden onze reisbudgetten geïnformeerd door onze reisgegevens?
• Gebruiken we momenteel hulpmiddelen voor gegevensanalyse om onze reisgegevens te beheren?
• Hoe combineren we twee gegevenssets in het geval van een fusie of overname?
• Hebben we de mogelijkheid besproken om tools voor voorspellende analyses te gebruiken met onze TMC?
• Zijn we ons bewust van de voordelen van het gebruik van tools voor voorspellende analyses?

Efficiëntie en integratie

Of uw organisatie nu groeit of een overname of fusie ondergaat, het is belangrijk dat uw boekingssystemen kunnen integreren met uw bestaande financiële, HR- en managementtools, zodat u de hele reiscyclus kunt beheren en alle informatie op één plek kunt vinden, in plaats van door in en uit te loggen op verschillende systemen.

• Integreren we ons reisboekingsproces met HR-gegevens?
• Integreren we ons reisboekingsproces met onze financiële en onkostensystemen?
• Hebben we al eerder de mogelijkheden van integratie in ons reisprogramma onderzocht? Zo ja, was dit succesvol?
• Slaan we profielgegevens van reizigers op, zoals paspoortnummers, visumgegevens, enzovoort? Zo ja, hoe doen we dat?
• Zijn er punten in ons reisboekingsproces waarvan we denken dat een geautomatiseerd element nuttig zou zijn?
• Hoe zorgen we er momenteel voor dat alle paspoort- en visumgegevens van onze reizigers up-to-date zijn?
• Hoe zouden we nieuwe reizigersinformatie integreren in het geval van een fusie of overname?
• Kunnen we de planning van onze bemanning en werknemers verbeteren?

Ontdek hier hoe de mijnbouwexperts van ATPI uw organisatie kunnen helpen.