De marketingafdeling van een bedrijf in de energie-industrie, gevestigd in Dubai, is wereldwijd actief en speelt een leidende rol in de branche. Met een agenda vol kleine evenementen en een jaarlijks groot showcase event hadden ze een partner nodig die in staat was in het beheersen van de subtiliteiten van eventmanagement in diverse culturen en continenten.
De uitdaging
De ambitie van de klant was duidelijk: het creëren van een onvergetelijke incentive ervaring die niet alleen de problemen uit het verleden zou oplossen, maar ook het aanzien van hun showcase evenement zou verhogen. De reis van elke deelnemer moest zorgvuldig worden samengesteld om een uitzonderlijke ervaring te garanderen. Maar met een diverse groep deelnemers uit verschillende culturen vanuit de hele wereld en ingewikkelde reisschema’s vanuit de hele wereld was de uitdaging enorm.
De oplossing
ATPI ging de uitdaging aan, door een uitgebreid scala aan diensten aan te bieden, met als doel de verwachtingen te overtreffen. Van het opstellen van ingewikkelde vluchtschema’s tot het boeken van accommodaties die aansluiten bij de voorkeuren van elke deelnemer, heeft ATPI geen enkel middel onbeproefd gelaten. Het team dook in de individuele wensen van de deelnemers, rekening houdend met dieetbeperkingen zoals het aanbieden van halal voedselopties, zodat elk aspect van het evenement voldeed aan hun diverse behoeften. Het event logistiek werd uitstekend uitgevoerd, waardoor de gasten naadloos konden overstappen tussen luchthavens, hotels en evenementenlocaties.
Het streven naar perfectie hield daar niet op. Door het gebruik van op maat gemaakte marketingmaterialen en persoonlijke merchandise, voegden ze een persoonlijk tintje toe aan de evenementenervaring die niet snel zal worden vergeten. De speciale toegang tot de locatie heeft het evenement nog prestigieuzer gemaakt en de toon gezet voor een onvergetelijke gelegenheid.
Een onvergetelijke gastbeleving stond voorop, waarbij ATPI gebruik maakte van digitale communicatieoplossingen om ervoor te zorgen dat elke deelnemer zich gewaardeerd en betrokken voelde. De klant omarmt maatschappelijke verantwoordheid, daarom organiseerde ATPI activiteiten die ten goede zijn gekomen aan lokale gemeenschappen en kansarme kinderen.
Het resultaat
De samenwerking was een ongeëvenaard succes. Het evenement verliep vlekkeloos, overtrof de verwachtingen en liet deelnemers achter met blijvende herinneringen. Niet alleen heeft het de merkidentiteit versterkt, maar het leverde ook een positief bijgedragen aan de lokale gemeenschap en milieu. De professionaliteit en crisismanagementvaardigheden van ATPI zorgden voor een geruststellend gevoel bij de klant, perfect in lijn met hun bedrijfsnormen
Het professionalisme en de beheersing van crisismangement van ATPI zorgden voor gemoedsrust bij de klant. Elk detail werd zorgvuldig uitgevoerd, zonder ruimte voor fouten. De succesindicatoren spreken boekdelen, perfect budgetmanagement, tevreden deelnemers en leveranciers, en enthousiaste feedback van de klant, getuigen van een effectieve aanpak van het ATPI Events team.
“Heel erg bedankt voor het organiseren van het meest ongelofelijke, goed georganiseerde en succesvolle evenement tot nu toe. De aandacht voor detail en eventcoördinatie heeft dit evenement speciaal gemaakt voor ons allemaal.”
Dankzij dit succes blijven ATPI en de klant samenwerken, waarbij ATPI terugkerende evenementen levert voor verschillende groepen binnen de organisatie. Bovendien blijft het partnerschap dynamisch, met concurrerende aanbestedingsprocedures voor toekomstige jaarlijkse evenementencontracten. De reis naar uitmuntendheid gaat door, met ATPI als standvastige metgezel, die de klant begeleidt naar nieuwe hoogten van succes.
Skip to content
