Onbezorgd op zakenreis

Klantcase Venson Gold (voorheen IBB Amsterdam)

Charlotte Grootings van Venson Gold werkt al acht jaar met ATPI Corporate Travel samen op het gebied van zakenreizen. Voorheen in de rol van directiesecretaresse en momenteel als HR-verantwoordelijke. Waar er een hoop veranderd is in haar rol en de organisatie, is zij altijd verantwoordelijk gebleven voor het boeken van de zakenreizen. Een taak die zij met beide handen aanpakt samen met haar zakenreisagent.

Meetings op het hoogste niveau

‘’Venson Gold is een internationale organisatie die horloges en sieraden uit het fashionsegment levert aan juweliers en key-accounts zoals de Bijenkorf. Ik boek de zakenreizen voor vijf directieleden, die veelal naar ons kantoor in Parijs reizen. Om de week wordt het kantoor daar bezocht voor internationale meetings op directieniveau, bijvoorbeeld met verzekeraars of belastingadviseurs. Verder wordt er door collega’s op de werkvloer gereisd naar bijvoorbeeld het Verre Oosten, Italië en de States. Deze inkoopreizen worden één of twee keer per jaar gemaakt met drie tot vier personen en zijn cruciaal voor onze business.’’

Zorgen van en voor collega’s

‘’Voordat we met ATPI Corporate Travel samenwerkten, boekte ik de zakenreizen zelf. Hoewel ik het leuk vond, koste het me veel tijd. En als iemand aan de andere kant van de wereld zit en er gebeurt iets, dan is het voor die collega een hele klus om weer thuis te komen. Zo was er ooit een collega in New York waarvan haar tas met paspoort gestolen werd. Via jullie 24-uurs desk krijgen wij op zulke momenten hulp en advies. Hier zijn we zó blij mee dat we dit nummer zelfs doorgeven aan collega’s die privé alleen op reis gaan. Ik zorg dan altijd dat ik een kopie van het paspoort heb. Als er iets misloopt, dan weet ik zeker dat collega’s goed geholpen worden.’’

Onze voorkeuren zijn bekend

‘’Voorheen hadden we twee oud-directeuren met specifieke reizigersbehoeften. Ze  aten geen varkensvlees, meneer wilde altijd op de derde rij voorin aan het raam zitten en mevrouw altijd aan het gangpad. Dat kon ik via een ingevuld reizigersprofiel bij jullie aangeven en zo werd er altijd rekening mee gehouden. Dit vind ik prettig, dat een zakenreisbureau weet wie we zijn en wat belangrijk voor ons is.’’

Meedenken en snelheid in communicatie

‘’Ik hou van snelheid. Niet per se dat een boeking snel gemaakt wordt, maar wel de communicatie er omheen. Een open en eerlijke snelle reactie waardeer ik veel meer dan wanneer het stil blijft. Ik kan me voorstellen dat het bijvoorbeeld erg druk is, waardoor een aanvraag niet altijd direct behandeld kan worden. Ik hoor dát liever dan niets. Anders blijft het de hele dag in mijn hoofd zitten en nu kan ik het afstrepen van mijn lijstje. Dan weet ik dat het opgepakt gaat worden. Verder wil ik dat een zakenreisbureau met me meedenkt. Als ik vraag om een reis van A naar B, dan hoop ik dat er verder gedacht wordt. Bijvoorbeeld als een dag eerder reizen ons 500 euro scheelt of dat een treinreis scheelt in reistijd.’’

Adequate reactie

‘’Ik ben niet het type dat gaat zitten wachten. Als er iets is, dan bel of mail ik mijn Account Manager Judith – die altijd adequaat reageert. We kijken elk half jaar samen naar de reizen die zijn gemaakt en wat de plannen voor de toekomst zijn. In het verleden vlogen mijn collega’s bijvoorbeeld veel met China Airlines naar Bangkok. Op een gegeven moment heeft deze luchtvaartmaatschappij zijn dienstregeling aangepast, waardoor directe vluchten niet meer mogelijk waren. Mijn Account Manager heeft gekeken naar de beste alternatieven voor ons. Ook heeft mijn Account Manager geholpen bij het vinden en implementeren van een passende betaaloplossing. Het is fijn dat er iemand meedenkt en -kijkt die er verstand van heeft.’’

Werk overlaten aan specialisten

‘’Door de samenwerking met ATPI Corporate Travel houd ik tijd over. Maar belangrijker nog: het geeft me zekerheid. Ik lever de informatie aan en op het moment dat ik een boekingsbevestiging krijg, hoef ik nergens meer over na te denken. Er werken professionele en vriendelijke mensen die kennis van zaken hebben en mij op de juiste manier kunnen adviseren. Ook als er tussentijds iets gewijzigd moet worden dan is het makkelijker om dat uit handen te geven aan ATPI. Als ik intern een overzicht krijg van tien vluchten naar Parijs, dan kan ik zelf puzzelen of er kruistickets mogelijk zijn. Maar het scheelt zoveel tijd om het direct door te sturen. Jullie Travel Consultants zijn erin getraind, hebben er handigheid in en kunnen daarnaast veel sneller en beter zien welke combinaties er te maken zijn. Ik vind het belangrijkste dat onze reizigers op pad gaan met de juiste papieren en dat alles goed geregeld is. Mijn grootste angst? Dat iemand bij een balie staat en het ticket niet goed is. Gelukkig verloopt het met ATPI altijd soepel!’’

5x Tips van onze Experts? Download whitepaper