Complexe zakenreizen boeken

Vraag & antwoord van de expert

Dat zakenreizen boeken een specialisatie is, weet je nadat je Perry Kist gesproken hebt. Hij is Travel Consultant bij ATPI Corporate Travel en al 18 jaar werkzaam in het zakenreis vak.

Perry Kist – Travel Consultant

Veel bedrijven geven aan een zakenreispartner nodig te hebben voor de ‘ingewikkelde’ zakenreizen die geboekt moeten worden. Wat zijn die complexe reizen, waar let je op en welke kwaliteiten heeft een goede boeker? We vragen Perry naar zijn ervaringen.

Wat is de meest complexe zakenreis of route die je ooit geboekt hebt?

‘‘Ik maak meer dan 200 boekingen per maand dus kom veel verschillende reizen en routes tegen. Het klinkt gek, maar soms zijn de simpelste routes juist ingewikkelde uitdagingen. Het gaat om het complete pakket: een vliegroute, interessant tarief, strakke besparing en de uitdaging om zoveel mogelijk aan de wensen van de reiziger te voldoen. Uiteraard zijn er routes die veel creativiteit vereisen, maar ik zie het altijd als een uitdaging om de puzzel zo goed mogelijk op te lossen. Daarnaast kom ik ook wel eens bijzondere bagageverzoeken tegen, bijvoorbeeld de bagage van zeelieden of instrumenten en uitrusting voor artiesten of fotografen.’’

Wat is dé truc voor het boeken van complexe zakenreizen?

‘‘De truc is om creatieve en ‘out-of-the-box’ oplossingen te bedenken. Zo kunnen we gebruik maken van speciaal voor ATPI Corporate Travel bedongen tarieven, samenwerkingsverbanden tussen airlines en natuurlijk de vakkennis die we in huis hebben. Ook ik kan niet alles weten en dan maak ik dankbaar gebruik van onze denktank, die bijvoorbeeld de route van een ander perspectief bekijkt en daardoor met nog creatievere oplossingen komt. Door de alsmaar veranderende markten, tarieven en voorwaarden zijn we genoodzaakt te blijven zoeken en innoveren om telkens weer met de beste oplossingen te komen. En dat doen we met plezier. Wat gisteren nog kon, zou vandaag al verleden tijd kunnen zijn.’’

Hoe zorg je ervoor dat een complexe boeking foutloos is?

‘‘Doormiddel van de offerte wordt duidelijk hoe de gewenste reis er uit gaat zien. Een hele belangrijke fase om zoveel mogelijk te weten te komen over de specifieke wensen van de reiziger en waar je naar moet zoeken. Als daar niet de juiste vragen gesteld worden, dan zit je sowieso fout. Daarnaast kijken we altijd naar een alternatief om kosten- en/of tijdbesparender te kunnen reizen. Door gebruik te maken van de expertise in ons bedrijf schakelen we direct de creativiteit in en ook de extra controle om zo foutloos mogelijk te werken. Daarnaast hebben we door technologie toegang tot geautomatiseerde controles, die nog nauwkeuriger kijken dan mensen.’’

De wensen van reizigers veranderen. Wat merk jij daarvan?

‘‘De wens van de reiziger verandert continue, bij de ene meer dan bij de ander. De voorkeur met of juist niet met een bepaalde luchtvaartmaatschappij te willen vliegen, een notenallergie, tot de wens altijd aan de linkerkant van het gangpad te willen zitten. Deze pijlers sturen ons naar het ideale beeld hoe de reiziger de reis gaat beleven. Daarnaast is de reiziger mondiger geworden. Hij weet precies wat hij wil en zeker ook niet wil. Zoeken naar de beste oplossing op het internet hoort daar inmiddels ook bij. Omdat veel websites stunten, is het voor ons een uitdaging om hetzelfde of zelfs een beter reisaanbod te doen.‘’

Welke kwaliteiten heb je nodig als zakenreis boeker?

‘‘Communicatieve eigenschappen zijn heel belangrijk. Elkaar begrijpen. Dit geldt tussen de zakenreisagent en de boeker (meestal de secretaresse, maar ook soms de reiziger zelf). Samen wordt het beeld bepaald waar de reiziger naar op zoek is. Creativiteit is een kwaliteit die samen met productkennis kan leiden tot de beste resultaten. Snelheid is goed, maar kwaliteit is beter. De accuratesse van het vak vertaalt zich in tevreden reizigers die de wensen en verzoeken uit handen durven geven aan de experts van het zakenreisbureau.’’