Case: Euroqol Plenary en Academy Meeting

“Van gezellig dineren in een Zweedse foodmarket tot een chic diner tussen de kunstwerken van een expositieruimte. ATPI organiseert jaarlijks meerdere bijeenkomsten voor EuroQol waarbij verrassende dinerlocaties, goede hotelaccommodaties en een zorgeloze organisatie van het inhoudelijke programma centraal staan.”

Vraag vanuit de klant

Twee keer per jaar organiseert de EuroQol Group bijeenkomsten waar onderzoekers samenkomen om hun onderzoeken met elkaar te delen en te bespreken. EuroQol is een stichting die onderzoeken naar de kwaliteit van het leven beoordeelt. ATPI werd door hen benaderd om te ondersteunen in de organisatie van deze bijeenkomsten rondom een vastomlijnd programma. Met als belangrijkste uitgangspunten: een goede hotelaccommodatie en aansprekende en unieke dinerlocaties.

Oplossing vanuit ATPI

Sinds 2012 is ATPI betrokken bij de organisatie van de bijeenkomsten van EuroQol. In eerste instantie voor de lichte ondersteuning bij een jubileumbijeenkomst, maar sindsdien is ATPI verantwoordelijk voor de volledige organisatie van een tweetal bijeenkomsten per jaar: de Plenary Meeting en de Academy Meeting.

Plenary Meeting

De Plenary Meeting is een meerdaagse bijeenkomst voor zo’n 100 leden, gastonderzoekers en overige belanghebbenden. Leden van EuroQol kunnen voor deze meeting een bestemming aandragen, waarna de Raad van Bestuur drie tot tien bestemmingen selecteert om door ATPI te laten onderzoeken. ATPI gaat vervolgens aan de slag om op de bestemmingen, in samenwerking met lokale agenten, kwalitatief goede hotels en unieke dinerlocaties te selecteren.

De bijeenkomst bestaat uit een 2,5 dagprogramma met als belangrijkste inhoudelijk speerpunt het bespreken van geselecteerde onderzoeken tijdens een plenaire, interactieve sessie. Daarnaast vinden site meetings van werkgroepen en postersessies van andere onderzoeken plaats. Het sociale programma is tevens een belangrijk onderdeel van de bijeenkomst. Traditiegetrouw vindt tijdens de Plenary Meeting zowel een informeel, laagdrempelig als formeel, sjiek diner plaats. Daarnaast behoren ook een welkomstreceptie, een welkomstlunch en een farewell lunch tot het sociale programma.

Exclusieve dinerlocaties

Op de bestemming Stockholm wist ATPI voor het informele diner een uniek restaurant af te huren, een klein en exclusief restaurant achterin een grote foodmarket. De gesloten foodmarket – die alleen overdag geopend is – zorgde voor een betoverende sfeer, waar zelfs de lokale genodigden van onder de indruk waren.

Voor het formele diner wist ATPI een banquetzaal boven een Michelinrestaurant af te huren. Dit restaurant, dat ook door de Zweedse koninklijke familie wordt gebruikt, bood een prachtig uitzicht op de stadshaven en de koninklijke residentie.

In de Poolse stad Krakau dineerden de deelnemers de eerste avond in een typisch Pools restaurant, waar de bediening, gekleed in traditionele klederdracht een bijzondere, Middeleeuwse entourage vormde. Het formele diner werd georganiseerd op het plein midden in de stad, waarboven een souvenirstalletje een expositieruimte van een museum was afgehuurd voor een exclusief diner tussen de kunstwerken.

Een informeel diner op een rondvaartboot zorgde voor een unieke sightseeing in de stad Berlijn. Iedereen genoot van een buffet tijdens een riviercruise met fraaie uitzichten over de stad. De dag erna werd een sjiek diner georganiseerd in het restaurant van de Reichstag van Berlijn. Doordat het restaurant gevestigd is boven het Duitse parlement, zorgde ATPI ervoor dat alle gasten geaccrediteerd waren.

Academy Meeting

De tweede bijeenkomst is de Academy Meeting, dat sinds drie jaar georganiseerd wordt. Deze bijeenkomst is gericht op educatie en outreach. ATPI adviseerde de opdrachtgever op het gebied van locaties in Noordwijk en nam haar mee op een uitgebreid locatiebezoek. Het gevoel in een resort te zijn, evenals het verrassende, prachtige uitzicht op zee zorgden ervoor dat Hotel Huis ter Duin tot twee keer toe plaats bood aan deze Academy Meeting. Tijdens deze bijeenkomst worden met name parallelsessies aangeboden, waarbij deelnemers zelf kunnen kiezen bij welke sessie ze aanhaken. Het sociale programma bestaat uit een welkomstreceptie en een uitgebreid diner op de tweede avond. Het Breakers Beach House van Huis ter Duin verraste met name de internationale deelnemers door het indrukwekkende uitzicht op de Noordzee.

Bij beide bijeenkomsten is ATPI verantwoordelijk voor de organisatie van A tot Z. Van het onderzoeken van bestemmingen en het advies tot de complete organisatie; het uitnodigingstraject, vervoer en logistiek én de begeleiding ter plaatse.

Resultaat

De opdrachtgever ervaart de samenwerking met ATPI als erg goed. Elke editie weet ATPI opnieuw te verrassen. Met name op het gebied van accommodaties en unieke en aansprekende dinerlocaties, en dan bij voorkeur op loopafstand. In samenwerking met lokale agenten weet ATPI elke editie opnieuw – binnen het vaste programma – met verrassende elementen te komen, waardoor de deelnemers elk jaar vernieuwing ervaren. ATPI heeft voor deze bijeenkomsten inmiddels een vast team dat gasten persoonlijk begroet en voor hen klaarstaat. Iets waar veel waarde aan wordt gehecht.

Wil je de case downloaden en/of uitprinten? Klik dan in het rechtermenu op de download link.