Découvrez comment l’ATPI SportsÉvénements a créé une expérience inoubliable pour le Comité olympique canadien Alors que le monde entier avait les yeux rivés sur les Jeux olympiques d’hiver de Pyeongchang 2018, ATPI Sports Events mettait en œuvre une expérience d’hospitalité olympique sur mesure, unique en son genre, pour les partenaires marketing du Comité olympique canadien.
Objectif
Depuis 2017, ATPI Sports Events est le partenaire officiel du Comité olympique canadien (COC) en matière de billetterie, de voyage et d’accueil. Le COC a demandé à ATPI de développer un programme d’hospitalité sur mesure pour les cadres supérieurs de ses principaux partenaires marketing pour les Jeux olympiques d’hiver de PyeongChang 2018.
Le défi
Ce programme devait intégrer des éléments éducatifs de manière transparente dans le programme d’accueil. S’il était important pour le Comité olympique canadien de créer une expérience unique pour ces invités, il était également prioritaire d’inclure des expériences “en coulisses” afin d’informer les invités sur le rôle du COC sur place pendant les Jeux. Cela a créé une demande pour un calendrier très robuste.
Comme les personnes invitées à ce voyage ont des fonctions très stressantes, il était également essentiel de mettre au point un programme qui n’exigeait pas que les invités s’absentent du bureau pendant trop longtemps. La durée du voyage entre le Canada et la République de Corée est de 14 heures, auxquelles s’ajoutent 14 heures de décalage horaire, ce qui fait qu’une nuit est “perdue” pendant le voyage.
Les hôtels disponibles dans la ville d’accueil n’étaient pas aussi luxueux que ceux auxquels les participants au programme étaient habitués. Compte tenu de la disponibilité limitée, le COC a demandé à l’ATPI de l’aider à améliorer l’expérience hôtelière des clients tout en maintenant les coûts dans les limites du budget du programme existant.
La solution
Pour que l’itinéraire soit agréable et sans accroc, des éléments éducatifs ont été intégrés au programme et associés aux repas ou à d’autres activités lorsque cela était possible. Une séance d’information du Comité international olympique a eu lieu au cours d’un déjeuner spécial dans le cadre exclusif du “Club olympique”.
Le réseautage avec le directeur général et le directeur du marketing du COC s’est déroulé dans le “Be Olympic Lounge” dédié au COC au sein de l’hôtel du programme, où aucun déplacement supplémentaire n’a été nécessaire.
ATPI Sports Events a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe du COC pour mettre au point un programme complet de sept jours et cinq nuits sur un week-end, comprenant les vols, l’hébergement, les repas, les billets olympiques, les événements spéciaux, les éléments éducatifs, les cadeaux et les excursions culturelles.
ATPI Sports Events a mis au point un salon personnalisé du Comité olympique canadien, le “Be Olympic Lounge”, réservé aux invités du programme. Le Be Olympic Lounge, situé dans l’hôtel du programme, proposait des collations légères et des boissons de 7h00 à 2h00 du matin.
L’espace a également été utilisé pour les déjeuners-buffets et les grignotages après l’événement. L’aménagement de cet espace au sein de l’hôtel a permis aux clients de bénéficier d’une tranquillité d’esprit et d’une sécurité accrue.
un espace pour nouer des contacts, se détendre et rattraper son retard pendant une période prolongée hors du bureau.
Afin d’améliorer l’expérience hôtelière des clients, ATPI Sports Events a trouvé des économies dans le budget du programme pour améliorer les chambres d’hôtes, y compris les équipements de salle de bain, les diffuseurs de roseaux, les surmatelas, les fleurs, les couvertures et les pantoufles.
Le résultat
Les invités du programme du COC ont découvert un aspect très exclusif des Jeux olympiques. ATPI Sports Events a développé un itinéraire de programme pour mettre en valeur les expériences spéciales en coulisses que le Comité olympique canadien a pu obtenir grâce à son partenariat avec le Comité international olympique.
Les invités du programme du COC ont profité de dîners spéciaux à la Maison olympique du Canada, ont déjeuné au Club olympique exclusif et ont visité le Village des athlètes.
Un athlète olympique canadien médaillé d’or a accueilli le groupe et a apporté une connaissance approfondie de l’expérience des athlètes aux Jeux olympiques. En outre, ATPI Sports Events a obtenu des billets pour l’événement, ce qui a permis aux invités d’être présents pour célébrer la victoire du Canada sur plusieurs médailles. L’ATPI a obtenu des laissez-passer pour la Holland Heineken House pour les invités qui souhaitaient y assister.
Le voyage a été complété par des repas raffinés, un barbecue coréen, la visite d’un palais avec un guide local et du temps libre pour faire du shopping, visiter les sites ou assister à d’autres événements olympiques.
Tous les invités qui ont répondu à l’enquête post-événement ont indiqué que le voyage leur avait permis de mieux connaître les opérations des Jeux du COC et qu’ils souhaiteraient y participer à nouveau.
Le COC peut être fier de ce voyage ! Il a été exécuté à un niveau très élevé dans un environnement logistique qui peut s’avérer difficile ! Je suis ravie d’avoir eu la chance de participer et je ne remercierai jamais assez tout le monde pour le travail accompli en vue de la réalisation de ce projet.
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