Cet article s’adresse à vous si vous vous êtes déjà demandé comment une agence de voyages et de logistique prend en charge les déplacements et la logistique pendant le tournoi olympique. Depuis le froid de Pyeongchang, Jeroen van Hest, directeur du marketing et des services commerciaux du groupe, explique comment l’équipe a fait des Jeux olympiques d’hiver un succès !
Planifier pour réussir
Nos préparatifs pour les Jeux ont commencé immédiatement après les Jeux olympiques d’hiver de 2014 à Sotchi. Les événements sportifs internationaux tels que les Jeux olympiques changent considérablement d’un événement à l’autre, en raison des différences entre les villes hôtes et leurs installations. Pyeongchang diffère des Jeux olympiques précédents, tels que Rio, Londres ou Vancouver, en raison du nombre limité d’hôtels de niveau international. Cela signifie que notre préparation initiale pour les Jeux s’est concentrée sur la recherche et la conclusion de contrats avec des hôtels en raison de la pénurie d’hébergement. ATPI Sports Events a dû établir des relations avec les propriétaires d’hôtels, car tout le monde essayait d’obtenir un nombre limité de chambres d’hôtel. Afin de s’assurer qu’un solide réseau de relations a été établi localement en Corée du Sud, l’acheteur d’hôtels d’ATPI s’est rendu dans le pays hôte plus de quinze fois au cours de la période précédant les Jeux !
Une fois les salles réservées, l’équipe d’ATPI Sports Events a organisé le plan de vol, notamment en affrétant des avions et en recherchant des vols réguliers. Environ un an avant l’allumage de la flamme olympique à Pyeongchang, l’attribution des billets d’entrée a été convenue avec le Comité d’organisation des Jeux olympiques de Pyeongchang (POCOG).
Sur le terrain à Pyeongchang
L’équipe d’ATPI Sports Events à Pyeongchang était composée de membres du Canada, des Pays-Bas et du Royaume-Uni. L’équipe a géré les opérations de voyage pour les comités olympiques néerlandais et canadien, ce qui impliquait de travailler avec leurs athlètes, leurs sponsors, leurs supporters, leurs familles et leurs amis, soit plus de deux mille invités. L’équipe du projet ATPI Sports Events était composée d’environ vingt-cinq personnes chargées de gérer les vols, les hôtels, les transports locaux, la billetterie et les excursions, et d’une équipe de première ligne. L’équipe de première ligne comptait au total une vingtaine de personnes, dont des accompagnateurs indépendants originaires des Pays-Bas et du Canada, ainsi qu’une équipe coréenne composée d’assistants, de chauffeurs et de coureurs. Il était important que l’équipe fasse appel à des Coréens car, contrairement aux Jeux précédents, la langue était un problème.
Ma principale responsabilité pour les Jeux d’hiver était de travailler avec les médias néerlandais et canadiens qui couvraient les Jeux. Il s’agissait notamment de fournir aux journalistes des informations générales sur notre rôle pendant l’événement, d’accorder des interviews à la télévision et à la presse et de présenter les performances de notre équipe lors d’un voyage de presse de trois jours au cours duquel nous avons visité diverses séances de sport et maisons nationales.
La nature en pleine action
Les conditions météorologiques extrêmes, notamment les basses températures et les vents violents qui ont frappé Pyeongchang pendant les Jeux, ont eu des répercussions sur notre équipe et nos clients. Les effets du mauvais temps se sont surtout fait sentir au cours de la première semaine des Jeux, de nombreuses séances de ski alpin et de snowboard ayant été retardées. Les conditions météorologiques ont eu un impact logistique considérable, car les clients ont, à juste titre, modifié leur programme pour voir un autre sport. Cela signifie que des chaînes entières de transferts locaux, de billets d’entrée et de réservations de restaurants ont été modifiées. Cependant, c’est dans des conditions difficiles que notre équipe est la plus performante ! Nous avons veillé à ce que, malgré les nombreux changements d’horaires et d’itinéraires, tous les invités vivent une expérience extraordinaire lors des Jeux, d’autant plus que de nombreux invités ne visitent les Jeux olympiques que pendant quelques jours.
Il est temps d’être fans
En plus de soutenir les comités olympiques néerlandais et canadien, notre équipe sur le terrain a eu l’occasion de regarder ses sports préférés et d’encourager les espoirs de médailles. Les membres néerlandais de l’équipe d’ATPI Sports Events (moi y compris !) ont pris plaisir à encourager les patineurs de vitesse néerlandais qui ont remporté de nombreuses médailles. Le short track et le snowboard se sont également révélés très populaires. Pour le Canada, le hockey sur glace est extrêmement populaire et le contraste avec les deuxième (patinage artistique) et troisième (curling) sports les plus populaires est très important !
Et consommez la culture locale !
Pendant votre séjour dans un pays d’accueil, il est important que vous preniez le temps d’apprendre à connaître la culture et la population locales. J’ai été stupéfaite par la gentillesse du peuple coréen et par la fierté qu’il éprouvait à accueillir un événement sportif suivi par le monde entier. De nombreux bénévoles ont travaillé sur les sites, ont accompagné les transports locaux et ont guidé les visiteurs à travers la ville ; pour moi, ils ont fait de l’événement une réalité !
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