Avec 447 athlètes prêts à se rendre à Lima, ATPI Sports Travel a dû relever le défi…
Le Comité olympique canadien (COC) a formé un partenariat avec ATPI Sports Events en 2017, les Jeux olympiques d’hiver de PyeongChang 2018 ayant eu lieu peu après.
Les Jeux présentaient un délai serré et une logistique complexe, mais grâce à son expertise dans le domaine des événements et des voyages, ATPI Sports Events a proposé une solution combinant la gestion complète des services de voyage, d’hospitalité et de billetterie, ainsi que la gestion des besoins des parties prenantes du COC.
Les connaissances acquises par ATPI Sports Events lors des Jeux olympiques d’hiver lui ont permis de personnaliser davantage une solution qui renforcerait la confiance et l’ouverture des lignes de communication, prête pour d’autres projets tels que les Jeux panaméricains de Lima 2019 et les Jeux olympiques de Tokyo 2020.
Le client
Le Comité olympique canadien (COC) est à l’origine des succès d’Équipe Canada sur le podium et promeut les valeurs olympiques à travers le Canada. Indépendant et principalement financé par des fonds privés, le COC fournit les ressources dont les athlètes d’élite canadiens ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes et donner le meilleur d’eux-mêmes chaque jour. En partageant les histoires des athlètes, ils inspirent tous les Canadiens grâce au pouvoir du sport – 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.
Le défi
Les Jeux panaméricains sont un événement sportif majeur dans les Amériques au cours duquel des milliers d’athlètes participent à une variété de sports. La compétition est organisée tous les quatre ans entre les athlètes des nations des Amériques.
À Lima 2019, l’équipe canadienne panaméricaine, composée de 447 athlètes et de membres supplémentaires de l’équipe de soutien, a besoin d’une logistique de voyage et d’événements. Cependant, trois défis importants ont dû être relevés au cours du projet.
Voyages pour les athlètes
Le nombre d’athlètes se rendant aux Jeux panaméricains étant supérieur à celui des athlètes se rendant aux Jeux olympiques, l’augmentation du nombre d’athlètes représentait un défi en soi. En outre, en raison de la nature de la compétition, les calendriers de qualification laissaient moins de temps aux athlètes pour réserver un vol qu’il ne serait souhaitable pour un voyageur ordinaire.
Communication d’informations
En raison du nombre de personnes devant voyager, la disponibilité des vols et des sièges devait être mise à jour en temps réel afin d’éviter toute confusion. La définition de procédures et d’outils permettant de partager ces informations de la manière la plus efficace et la plus utile possible était une priorité.
Vols limités
Les Jeux panaméricains de 2019 se sont déroulés à Lima, au Pérou, ce qui a posé d’autres problèmes pour l’obtention de l’aide canadienne.
athlètes à l’événement. Les vols du Canada vers Lima étaient rares, comme en témoigne le seul vol quotidien disponible au départ de Toronto ou de Montréal. Tout athlète se rendant aux Jeux devra se diriger vers l’est pour prendre son vol à partir de l’une de ces plates-formes. Pour ajouter à la pression imposée à la logistique des déplacements, le comité d’organisation de Lima 2019 n’a pas autorisé les sportifs à entrer dans le village jusqu’à cinq jours avant leur premier jour de compétition et a imposé une heure de départ fixée à 48 heures après la fin de l’événement.
La solution
La première étape d’ATPI Sports Event pour faciliter le bon déroulement de l’envoi des athlètes aux Jeux panaméricains de Lima 2019 a été d’établir des relations avec les chefs d’équipe des organisations sportives nationales (OSN) et d’apprendre à connaître leurs besoins spécifiques.
Pour établir ces relations, les consultants de l’ATPI se sont consacrés à un sport spécifique, ce qui a permis au COC de bénéficier d’un service spécialisé.
Gérer des délais serrés
Les consultants d’ATPI Sports Events ont dû faire preuve d’une planification minutieuse pour surmonter les délais drastiquement réduits, la flexibilité s’avérant essentielle pour garantir que tous les athlètes se rendent à leur compétition au bon moment. ATPI Consultants a coordonné ce processus en travaillant en étroite collaboration avec les compagnies aériennes et les chefs d’équipe du COC, en réagissant immédiatement à la publication des calendriers de qualification.
Partage d’informations sur les réservations et les itinéraires
De nombreuses personnes des deux côtés ayant besoin d’informations actualisées sur les vols, il était essentiel, pour la réussite du projet, de trouver la bonne méthode pour partager ces informations. ATPI Sports Events a mis en place l’utilisation d’un logiciel personnalisé pour réaliser ses prestations. Le logiciel a affiché un inventaire des sièges disponibles, prêts à être divisés en sièges nécessaires pour chaque athlète ou équipe. Ceux-ci ont ensuite été attribués aux voyageurs et communiqués aux consultants d’ATPI, qui ont pu réserver et partager les informations.
Le logiciel a également conservé une trace complète de toutes les communications effectuées au cours du processus de réservation et a permis de transmettre au COC et à tous les chefs d’équipe des rapports en direct sur toutes les données relatives aux voyageurs, avec un processus d’approbation en ligne avant l’émission des billets.
Surmonter les défis logistiques
Le nombre limité de vols entre le Canada et Lima, combiné à la nécessité pour les athlètes d’arriver cinq jours avant leur épreuve et de repartir deux jours après, a exigé une planification rigoureuse. Pour y remédier, ATPI Sports Events a travaillé avec le transporteur privilégié pour bloquer un nombre suffisant de sièges à partir de chaque porte d’entrée et a organisé des vols d’apport pour déplacer les athlètes de tout le Canada vers les plaques tournantes de Toronto ou de Montréal afin qu’ils puissent se rendre à Lima en cas de besoin.
ATPI a mis en place l’utilisation d’un logiciel personnalisé pour réaliser ses prestations.
Le résultat
L’équipe panaméricaine canadienne s’est attachée à créer le meilleur environnement possible pour les athlètes lors des compétitions. Ce processus, qui a commencé par un voyage, s’est déroulé en douceur et sans stress, ce qui leur a permis de rester concentrés.
En conséquence, la performance de l’équipe à Lima 2019 a été l’une des meilleures jamais réalisées, l’équipe ramenant 35 médailles d’or, 64 médailles d’argent et 53 médailles de bronze. L’ATPI est incroyablement fière d’avoir joué un rôle de soutien.
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